Bürgerinformationssystem der Gemeinde Malente


Vorlage - VO/20/2020/0393  

Betreff: Stellenplanveränderung - Schaffung einer neuen Planstelle im Sachbereich 2 -Finanzen-
Status:öffentlich  
Federführend:Sachbereich 1 - Allgemeine Verwaltung   
Beratungsfolge:
Hauptausschuss Entscheidung
20.10.2020 
Sitzung des Hauptausschusses ungeändert beschlossen   

Sachverhalt
Finanzielle Auswirkungen
Beschlussvorschlag
Anlage/n

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Seit Jahren ist die Personalsituation im Sachbereich 2 durch Personalfluktuation infolge von Fachkräftemangel und Personalentwicklung sowie nicht unwesentlichen Zeiten von Vakanzen geprägt. Auch die Position der Sachbereichsleitung war davon betroffen.

Kurz zusammengefasst bedeuten diese Personalwechsel jeweils Know-how-Verlust und zusätzlichen Zeitbedarf, um sich als neue/r Mitarbeiter/in am neuen Arbeitsplatz und mit der neuen betrieblichen Organisation zurechtzufinden. Das kann einige Wochen bis Monate in Anspruch nehmen, insbesondere wenn die neuen MitarbeiterInnen keine „gelernten Verwaltungskräfte“ sind.

 

Neben der Unruhe und Belastung durch die häufigen Personalwechsel trug auch die Umstellung auf die Doppik zu dem aufgelaufenen, erheblichen Arbeitsrückstand bei. Durch die Umstellung des Rechnungswesens war die Einführung einer neuen Software notwendig, neue gesetzliche Grundlagen und eine neue Buchungssystematik sind/ist erarbeitet worden, neue Anforderungen wie der Umgang mit Produkten, Kennzahlen und Zielformulierungen werden an die Mitarbeiter gestellt, das Berichtswesen soll verbessert werden und die große Aufgabe der vollständigen Bewertung des gemeindlichen Vermögens muss bewältigt werden.

 

Es ist festzustellen, dass es mit den derzeit vorhandenen Stellen nicht gelingt, den aus den letzten Jahren aufgelaufenen Rückstand nicht weiter anwachsen zu lassen. Durch den immer größer werdenden zeitlichen Verzug wird es zunehmend aufwendiger und zeitintensiver, die Rückstände aus der Vergangenheit aufzuarbeiten. Eine Personalverstärkung ist dringend erforderlich, um in den nächsten Jahren die Umstellung auf das doppische Buchungssystem zu vollenden.

 

Folgende Aufgaben sind im Bereich Kämmerei unter Berücksichtigung der beantragten neuen Stelle vorgesehen:

 

Wie oben bereits erwähnt, erfordert die Umstellung auf die Doppik eine Aufstellung und Bewertung des gesamten gemeindlichen Vermögens, bis hin zur Erstellung einer Eröffnungsbilanz. Die hier schon aus der Vergangenheit vorliegen Arbeitsergebnisse zur Eröffnungsbilanz wurden unter Hinzuziehung eines externen Beraters stichprobenartig durchgesehen. Diese Prüfung hat einen großen weiteren Arbeitsaufwand aufgezeigt. Die Wertermittlungen sind zu wiederholen und ausreichend zu dokumentieren. Im Rahmen der Aufstellung des Anlagenvermögens sind Inventuren nachzuholen und auszuwerten. Mangels endgültiger Anfangsbestände gestaltet sich auch zunehmend die laufende Anlagenbuchhaltung schwieriger bzw. muss aufgeschoben werden. Ohne Eröffnungsbilanz können keine Jahresabschlüsse durchgeführt werden.

 

Neben diesen Rückständen sind auch die laufenden Arbeiten der Kämmerei zu bewältigen bzw. in vielen Fällen aufgrund der Umstellung auf die Doppik zu überarbeiten und neu zu strukturieren, dazu gehört eine geordnete Aufstellung des Haushaltsplans mit allen Anlagen, ein aussagefähiges Berichtswesen, die Weiterentwicklungen des Budgethaushaltes, der Aufbau eines Beteiligungsmanagements etc. Unabhängig von der Doppik ist in einigen Bereichen der Verwaltung die Einführung einer Kosten- und Leistungsrechnung sinnvoll, in der gesamten Gemeindeverwaltung soll zukünftig eine eAkte eingesetzt werden, die Umsatzbesteuerung kommt in Zukunft auf die Kommunen zu und auch die Anforderungen aus der eRechnung sind umzusetzen. All diese Aufgaben verlangen qualifiziertes Personal und werden die Verwaltung in den nächsten Jahren begleiten.

 

In der folgenden Tabelle wird aufgezeigt, wie die Verteilung der anstehenden Aufgaben auf die drei Sachbearbeitungsstellen vorgesehen ist.

Vorsorglich wird darauf hingewiesen, dass die Übersicht nicht vollständig ist, sondern nur einen groben Überblick geben soll.

 

 

Stelle EG 11

Stelle NEU EG 9c

Stelle EG 8

Federführung Eröffnungsbilanz

Mitarbeit Eröffnungsbilanz, Inventuren

Mitarbeit Eröffnungsbilanz; Inventuren

Vorgaben zur Einrichtung der Anlagenbuchhaltung

Abschluss Anlagenbuchhaltung und schwierige Buchungsfälle

Laufende Anlagenbuchhaltung

Weiterentwicklung Budgethaushalt

Vorbereitung von Sitzungsunterlagen

Allgemeine Verwaltungsaufgaben

Jahresabschlüsse

Berichtswesen

Mitarbeit Beteiligungsmanagement

Kosten- und Leistungsrechnung

Haushaltsplanung einschließlich Vorbericht

Mitarbeit Haushaltsplanung

Vorbereitung von Sitzungsunterlagen

Unterjährige Haushaltsabwicklung

Protokollführung Finanzausschuss

Beteiligungsmanagement Konzernbilanz

Projektarbeit

Projektarbeit

Projektarbeit

 

 

 

Um den aufgelaufene Arbeitsrückstand abarbeiten und zukünftig die Aufgaben mit einer für die Mitarbeiter vertretbaren Belastung erledigen zu können, wird die Schaffung einer zusätzlichen Stelle im Sachbereich 2 daher dringen empfohlen. Die personellen Ressourcen geben eine Befassung mit den vorgenannten Themengebieten mit einer zeitnahen Erledigung nicht her.

 

 

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Lösung/Finanzielle Auswirkungen

Die Kosten für eine Stelle EG 9c liegen bei durchschnittlich bei 67.800,- €/jährlich zuzüglich 9.700,- € Arbeitsplatzkosten (EDV, Fortbildung, Raumkosten) lt. KGSt.

 

 

 

 

1. Ergebnisplan

 

zukünftig jährlich

lfd. Jahr

Folgejahr 1

Folgejahr 2

77.500

77.500

77.500

77.500

 

Es handelt sich um eine

freiwillige Selbstverwaltungsaufgabe (§2 I GO)

X

pflichtige Selbstverwaltungsaufgabe (§2 II GO)

 

Aufgabe zur Erfüllung nach Weisung (§ 3 GO)

 

 

Gemeindeentwicklung

 

Dieses Projekt entspricht den Leitzielen und Vorgaben des Gemeindeentwicklungskonzeptes

Unser Malente 2030.

 

X

 

Ja

 

 

 

 

 

 

 

Nein

Begründung:

 

 

 

 

 

 

Städtebauförderung

 

(A)

Die Maßnahme wird innerhalb des gem. § 142 BauGB förmlich festgelegten Sanierungsgebietes der städtebaulichen Gesamtmaßnahme "Zentrum" durchgeführt.

 

X

 

Ja

 

 

 

 

 

 

 

Nein

 

 

 

 

 

 

(B)

Die Abwicklung der Maßnahme erfolgt (auch) unter Einsatz von Städtebaufördermitteln.

 

 

 

Ja

Sie ist im IEK der Maßnahme Nr. _______ zuzuordnen.

 

 

 

 

X

 

Nein

 

 

 

 

 

 

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Der Hauptausschuss stimmt der Schaffung und Ausschreibung einer unbefristeten Planstelle EG 9c (Vollzeit) im Sachbereich 2 -Finanzen- zu.

 

 

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