Sachbericht

In der Sitzung des Hauptausschusses am 14.03.2019 wurde über den Bedarf einer weiteren Stelle im gehobenen Dienst -Sachgebietsleitung für die Sachgebiete Schule, Kita, Kultur, Sport und Bürgerbüro- gesprochen. Der erläuterte Bedarf wurde besonders mit Blick auf die Entwicklung in den Bereichen Schul- und Kita-Angelegenheiten gesehen.

Während der Sitzung wurde die derzeitige personelle Situation im Sachbereich 3 durch die Sachbereichsleitung Frau Savino dargelegt und es wurde der Aufbau einer zukunftsfähigen Organisation des Sachbereiches thematisiert. Von Seiten der Selbstverwaltung wurde u.a. auch ein „Drei-Säulen-Modell“ für den Sachbereich 3 angesprochen.

Es wurde vereinbart, dass die Verwaltung diese Thematik zur nächsten Sitzung des Hauptausschusses ausführt und dass sich die Selbstverwaltung in den Fraktionen mit diesem Bedarf befasst.

Rückblick:

Auf der Stelle der Sachbereichsleitung Bürgerservice liegen neben der Personal- und Führungsverantwortung für Mitarbeiter/innen des Sachbereiches u.a. auch

• die Sachbearbeitung von Schul- und Kita-Angelegenheiten,
• die Sachbearbeitung Kulturangelegenheiten,
• die Gremienbetreuung für den Ausschuss für Schule, Jugend, Soziales und Sport
• sowie die Betreuung der gemeindlichen Kinder- und Jugendarbeit.

Hinzu kamen im Laufe des Jahres 2018 aufgrund der internen Neuorganisation der Verwalt-ung die Aufgaben:

• Wahlen (die bisher nur in Teilen im Sachbereich lagen)
• Feuerwehrangelegenheiten,
• Sondernutzung
• und Flüchtlingsangelegenheiten.

Die Sachbereichsleitung hat damit eine direkte Führungsverantwortung für 16 Mitarbeiter/innen und deren Aufgaben.

Zudem liegt die alleinige Urlaubs- und Krankheitsvertretung des Standesamtes derzeit bei der Sachgebietsleitung.

Aus der Organisationsstruktur mit 2 Fachbereichsleitungen heraus waren auf den Stellen der Sachbereichsleitungen keine Zeitanteile für Führung vorgesehen. Mit den o.g. Aufgaben sowie den zusätzlichen langfristigen Projekten - wie z.B. Schulneubau und Schaffung weiterer Kita-Betreuungsplätzen und der Initiierung einer Ferienbetreuung in Malente.- stieg die Arbeitsbelastung auf der Stelle der Sachbereichsleitung im Sachbereich 3 nochmals.

Um einen Teil der Arbeitsbelastung aufzufangen wurde das seiner Zeit genannte „Team Asyl“ Ende 2018 umstrukturiert. Es wurde eine Sachbearbeiterin aus dem Integrationsbereich für die Sachbearbeitung der Schulangelegenheiten herausgelöst. Für den Bereich Integration hatte dies eine Reduzierung von Integrationsprojekten zur Folge.

In der Anlage 1 ist zu sehen, wie die Organisationsstruktur vor der Schaffung der Sachgebietsleitung Ordnungsamt ausgesehen hat. Aus der Anlage 2 ist der Aufbau nach der Schaffung der Sachgebietsleitung Ordnungsamt zu ersehen.

Wie daraus ersichtlich wird, war in der Organisationsstruktur ausschließlich eine direkte Unterordnung der Mitarbeiter/innen des Sachbereichs 3 zur Sachbereichsleitung vorgesehen. Eine Stellvertretung von der Sachbereichsleitung erfolgte durch die Standesbeamtin.

Durch die neue Ebene der Sachgebietsleitung im Bereich des Ordnungsamtes wird für diesen Teil eine fachliche und disziplinarische Erleichterung für die Sachbereichsleitung eintreten.

Der Sachbereichsleitung direkt unterstellt sind danach weiterhin die Bereiche Bürgerbüro und Information, Schul- und Kitangelegenheiten sowie das Standesamt. Aufgrund der besonderen Stellung des Standesamtes (nicht weisungsgebunden bei der Aufgabenerfüllung), ist das Standesamt jedoch gesondert zu betrachten.

Mit der Schaffung eines „Drei-Säulen-Modells“ könnte die Organisationsstruktur wie in Anlage 3 aussehen.

Die Einziehung einer weiteren Ebene zwischen Sachbereichsleitung und Mitarbeiter/innen würde eine konsequente und notwendige Strukturierung des Sachbereiches 3 beinhalten. Die Aufgabeninhalte und die dazugehörenden Verantwortlichkeiten würden sich klar voneinander abgrenzen und dadurch zu einer zielgerichteten Ablauforganisation beitragen. Mit der Schaffung des „Drei-Säulen-Modells“ erlangt der Sachbereich 3 seine uneingeschränkte Handlungsfähig zurück. Eine kurzfristige und zufriedenstellende Aufgabenerfüllung wäre dadurch möglich.

Die Organisationsstruktur und Aufgabenverteilung könnte wie folgt aussehen:

Sachbereichsleitung Bürgerservice:

Bei einer Neustrukturierung des Sachbereiches würden folglich die fehlenden Zeitanteile für Führungsaufgaben berücksichtigt werden.

Zudem würde die Sachbereichsleitung weiterhin für die Gremienbetreuung des Ausschusses für Schule, Jugend, Soziales und Sport, des Seniorenbeirates und ggf. weiterer Gremien zuständig sein.

Sie wäre nach wie vor für die strategische Ausrichtung sowie für die Verhandlung vertraglicher Angelegenheiten (Kita, Schule, Schulsozialarbeit, Schulische Assistenz, Schülerverkehr, …) hauptverantwortlich.

Sachgebiet Standesamt:

Es ist wie bisher vorgesehen, dass neben der Hauptstandesbeamtin zwei weitere Standesbeamte im Hause vorgehalten werden, damit der Betrieb im Standesamt jederzeit aufrechterhalten werden kann. Dies soll zukünftig aus dem Sachbereich 3 sichergestellt werden. Derzeit ist die Vertretung der stellvertretenden Standesbeamtin im Mutterschutz. Zudem ist diese einem anderen Sachbereich zugeordnet, was zu Vertretungs- und Aufgabenkonflikten führt. Die Praxis zeigt, dass die derzeitige Vertretungsregelung nicht haltbar ist. Die Vertretung im Standesamt ist keine Urlaubsvertretung, sondern muss vollumfänglich erfolgen. Dies zieht einen zeitlichen Aufwand nach sich, der derzeit nicht erreicht wird. Um ein funktionierendes Standesamt vorhalten zu können, ist es unerlässlich, dass fortwährend und in gewissen Intervallen die Befassung der Stellvertretungen mit Sachverhalten des Personenstandswesens passieren muss. Ein weiterer Faktor für einen zu berücksichtigenden Zeitanteil ist die Attraktivierung Malentes als „Heiratsort“. Mit der Erweiterung der Trauungszeiten (jeder 3. Samstag im Monat), sowie die Erweiterung der Trauorte (Diekseefahrt, Gut Rothensande) wird die Zahl der Trauungen in Malente höchstwahrscheinlich noch weiter steigen.

Die Zahl der Trauungen in Malente hat sich in den letzten drei Jahren wie folgt entwickelt:

Sachgebiet Ordnungsangelegenheiten:

Hinter dem Sachgebiet „Ordnungsangelegenheiten“ verbergen sich die Bereiche der allgemeinen Ordnungsangelegenheiten, das Schornsteinfegerwesen, Wahlangelegenheiten, Sondernutzung, Feuerwehrangelegenheiten, Flüchtlingsangelegenheiten und Integration sowie verkehrsrechtliche Angelegenheiten (Aufzählung nicht abschließend).

Zu den Aufgaben der Sachgebietsleitung gehören neben der Leitung des Sachgebietes „Ordnungsangelegenheiten“ die Wahrnehmung allgemeiner ordnungsrechtlicher Aufgaben im Sinne des LVWG und die Wahlangelegenheiten. Mit der Etablierung der MaTS werden in Malente zukünftig eine Vielzahl von Veranstaltungen und Festivitäten organisiert. Dies wird dauerhaft ein zusätzliches Arbeitsaufkommen im ordnungsrechtlichen Bereich nach sich ziehen. Neben der Genehmigung von größeren Veranstaltungen führen weitere Bereiche - wie z.B. die Sondernutzung und die verkehrsrechtlichen Genehmigungen - zu einem größeren Arbeitsaufkommen. Zudem ist eine höhere Präsenz des Ordnungsamtes u.a. auch bei Veranstaltungen geplant. Als Leitungsfunktion wird auch hier ein Zeitanteil für die Führungsverantwortung notwendig sein.

Die Aufgaben der Stelle wurden bereits im letzten Hauspausschuss ausgeführt. Wie vom Hauptausschuss beschlossen, wurde die Stelle zwischenzeitlich ausgeschrieben und wird zeitnah adäquat besetzt.

Sachgebiet Schule, Kita, Kultur, Sport und Bürgerbüro (Gesellschaftliche Angelegenheiten)

In das Aufgabengebiet der Sachgebietsleitung „Schule, Kita, Kultur, Sport und Bürgerbüro“ sollen die derzeit noch auf der Stelle der Sachbereichsleitung liegenden Aufgabenbereiche wie Kita- und Schulangelegenheiten fallen. Hier wird die Federführung der vorgenannten Themengebiete in Abstimmung mit der Sachbereichsleitung erfolgen.

Für die Gemeinde Malente wird neben dem Großprojekt Bau einer neuen Schule z.B. auch das Thema „Digitalisierung von Schulen“ ein großes Projekt werden, welches in kürzester Zeit umgesetzt werden muss (2020). Auch würde hier ein großer zeitlicher Faktor im Bereich der Initiierung und Koordination vorgenannter Projekte auf der Stelle erforderlich machen. Ebenso wird sich die Sachbereichsleitung mit dem Bereich der Jugendarbeit sowie Schulsozialarbeit, Offene Ganztagsschulen etc. auf strategischer Ebene dauerhaft und zukunftsorientiert auseinander setzen müssen. Der Bereich Förderung von Vereinen und Verbänden sowie die Erarbeitung und Überwachung der Förderrichtlinien würden ebenfalls wesentliche und dauerhafte Bestandteile des Aufgabengebietes werden. Auch das Thema Jugendbeirat und Sport in Malente wird in diesem Sachgebiet angesiedelt werden müssen. Zudem würde die neue Sachgebietsleitung die Leitung des Bürgerbüros übernehmen. Damit verbunden ist die bürgerfreundliche Neuausrichtung des Bereiches, die nach Ausgliederung des Bauamtes in 2020 angedacht ist.

Die personellen Ressourcen geben eine Befassung mit vorgenannten Themengebieten nicht her. Die Schaffung einer Sachgebietsleitungsstelle wird daher empfohlen.

Das Sachgebiet „Gesellschaftliche Angelegenheiten“ würde insgesamt 6 Mitarbeiter/innen umfassen.

Abschließend wird mitgeteilt, dass die Urlaubs- und Krankheitsvertretung innerhalb des Sachbereiches und zwischen den Sachgebieten sich durch die Schaffung einer weiteren Sachgebietsleitung verbessern würde. In dem Zusammenhang ist angedacht, dass eine der Sachgebietsleitungen die Funktion als zweite Stellvertretung des Standesamtes (Notfallvertretung) wahrnimmt.

Lösung/Finanzielle Auswirkungen

Die Kosten für eine Stelle EG 10/11 bzw. A 11 liegen bei ca. 62.300,- € bis 67.200,- € jährlich. Je nach Status und Stufe.

Es handelt sich um eine

Der Hauptausschuss stimmt der Schaffung und Ausschreibung einer unbefristeten Planstelle EG 10/11 bzw. A 11 im Sachbereich Bürgerservice zu.

- Anlagen -