Sachbericht

Im Zuge der Neuorganisation der Verwaltung wurden und werden die Zuständigkeiten und damit die Aufgaben der Sachbereiche überprüft und neu geordnet. Damit ist auch die Überprüfung der Aufgabenerledigung verbunden. Hierbei wurde u.a. festgestellt, dass es bei der bisherigen Liegenschaftsverwaltung kein ausreichendes, den heutigen Anforderungen entsprechendes Flächen- bzw. Gebäudemanagement gibt.

Zum Bereich des Flächen- und Gebäudemanagements gehören die Liegenschaften der Gemeinde Malente inklusive der Unterhaltung gemeindeeigener Objekte wie das Rathaus, die Schulen, das Asylheim, das Haus des Kurgastes, Feuerwehrgerätehäuser, Strandbad, öffentliche Toiletten, Bauhof etc., diverser gemeindeeigener Flächen wie das Schönow-Gelände, Gelände von Pein, Wunder-Welt-Wasser, Godenbergwiese (Seifen-Sievers-Platz) und angemieteter Objekte wie z.B. das JuKuZ, das Trauzimmer.

Weitere Themenbereiche gehören ebenfalls zu dem Aufgabenbereich des Flächen- und Gebäudemanagements:

- Grundbuchverwaltung

- Rechteverwaltung von Grundstücken (Pfandentlassungen, Baulasten, Dienstbarkeiten)

- Flächenmanagement von unbebauten Grundstücken (An- und Verkauf, Vermietung, Verpachtung, Nutzungsüberlassungen, Gestattungen)

- Gebäudemanagement (An- und Verkauf, Vermietung, Verpachtung, Nutzungsüberlassungen, Gestattungen)

- Gebäudebewirtschaftung (Strom, Wasser, Abwasser, Reinigung, Müllentsorgung)

Um die Möglichkeiten der o.g. Einsparungspotentiale bzw. der Einnahmeverbesserung z.B. bei der Vermietung und Verpachtung von Objekten erzielen zu können, ist es notwendig, die bislang nach alter Art geführte Aufgabenerledigung vollständig neu zu strukturieren und alle Objekte in der EDV zu erfassen. Bislang werden die Einnahmen und Ausgaben für Mieten und Pachten, sowie die Daten der Bewirtschaftung der Gebäude noch auf Karteikarten geführt. Das Miet- und Pachtverzeichnis, geführt als Word-Datei beinhaltet nur Daten über die Lage und die Vertragspartner und den Vertragszweck. Weitere Daten, die für eine Liegenschaftsverwaltung notwendig sind, wie die Daten der Nutzung, der Zuordnung der Verkehrssicherungs- bzw. Unterhaltungspflicht, der Vertragsdauer, der Miethöhe, Baulasten, Dienstbarkeiten, Pfandrechte etc. sind nicht auswertbar erfasst.

Die Datenerfassung ist nicht nur für eine strukturierte Arbeitserledigung erforderlich, sondern ist auch für die Ausschreibung von Leistungen, wie die der Fremdreinigung, der Reinigungsmittel und der sonstigen Versorgungskosten wie Strom, Wasser, Müllentsorgung etc. sowie für die Planung der eigenen Dienstleistungen des Bauhofes notwendig, um Einsparpotentiale aufzudecken, umzusetzen und eine generationsgerechte Bewirtschaftung im betriebswirtschaftlichen Sinne sicherzustellen.

Die Aufgabenerledigung der Liegenschaftsverwaltung erfordert eine enge Abstimmung mit den Fachkräften des Bauamtes, um alle bautechnischen und baurechtskonformen Voraussetzungen zu berücksichtigen. Allein um in der Unterhaltung der Objekte energetische Synergien abgreifen zu können und eine Optimierung in den Betriebs- und Unterhaltungskosten zu erreichen, ist es sinnvoll, die Aufgabe dort anzugliedern, wo das fachliche Know-How ist.

Im Rahmen der Umorganisation und mit Blick auf die bautechnischen Belange, die ein Gebäude- und Grundstücksmanagement nach sich zieht, wird die Aufgabe zielgerichtet daher im Bauamt angesiedelt werden.

Die Zeitanteile der Liegenschaftsverwaltung der Mitarbeiter/Innen, die bislang mit der Aufgabe im Hauptamt betreut waren, belaufen sich auf ca. 30 % einer Planstelle der Eingruppierung EG 6 und 30% einer Planstelle A 11. Die im Hauptamt freiwerdenden Personalkapazitäten werden auf der Planstelle des gehobenen Dienstes für Aufgaben der Gremienarbeit, der damit zusammenhängenden Betreuung der Software Allris und der Aufgabe IT-Betreuung sowie des Datenschutzes benötigt. Die Zeitanteile der EG 6-Stelle werden für die interne Büroorganisation, die Pflege des Bürgerleitsystems und der Öffentlichkeitsarbeit (Internetseite) benötigt.

Die Aufgaben der Liegenschaftsverwaltung bzw. des Aufbaus eines Gebäude- und Flächenmanagements sind mit den vorhandenen Planstellen des Bauamtes nicht abzudecken, zumal dort nur 2 Verwaltungsstellen für die Erschließungsbeiträge und das Bauleitverfahren und der Betreuung des Planungsausschusses vorhanden sind. Die neu zu schaffende Stelle im Bauamt würde in diese Struktur eingebunden werden und somit auch für eine adäquate Stellvertretung im Bereich der Bauleitplanung und Betreuung des Planungsausschusses zur Verfügung stehen.

In dem vorhandenen Stellenverbund des Bauamtes könnte die Stelle sowohl mit einer Verwaltungskraft, die in dem Aufgabenfeld Liegenschaftsverwaltung Erfahrungen vorweisen kann, als auch mit einer Fachkraft für Immobilienbewirtschaftung (Kaufmann/-frau für Immobilien) besetzt werden.

Die Stelle würde dann in der Eingruppierung EG 8 erfolgen, da die Bauamtsleitung, den Aufgabenbereich Vertragsmanagement als Führungsaufgabe begleitet.

Lösung/Finanzielle Auswirkungen

Die Kosten für eine Stelle EG 8 liegen bei ca. 51.000,- € jährlich. Je nach Status und Stufe.

Es handelt sich um eine

Der Hauptausschuss stimmt der Schaffung und Ausschreibung einer unbefristeten Planstelle EG 9 bzw. A 10 für den Sachbereich Bauamt zu.

- Anlagen -