Bürgerinformationssystem der Gemeinde Malente


Vorlage - VO/20/2019/0115  

Betreff: Räumliche Auslagerung einer Organisationseinheit aus dem Rathaus
Status:öffentlich  
Federführend:Sachbereich 1 - Allgemeine Verwaltung   
Beratungsfolge:
Hauptausschuss Entscheidung
30.01.2019 
Sitzung des Hauptausschusses (offen)   

Sachverhalt
Finanzielle Auswirkungen
Beschlussvorschlag
Anlage/n

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Sachbericht

Zurzeit sind im Rathaus 43 Mitarbeiter/innen in 33 Büroräumen untergebracht. Hierbei sind die Arbeitsplätze für die Auszubildenden und Praktikanten nicht enthalten. Den Auszubildenden kann kein eigener Arbeitsplatz angeboten werden, der einer guten Ausbildung gerecht werden würde. Um eine Ausbildung dennoch gewährleisten zu können, müssen diese sich mit dem jeweiligen Praxisanleiter in den Sachbereichen den Arbeitsplatz teilen. Praktikanten können zurzeit aufgrund fehlendem Büroraum nicht angenommen werden.

Beide Gegebenheiten erschweren die Suche nach jungen Nachwuchskräften und führen für die Gemeinde Malente zu einem Nachteil bei Stellenbesetzungen aus eigenen Nachwuchskräften.

 

Für Besprechungen ist lediglich ein Raum vorhanden, der aufgrund der Größe für maximal 10 Personen genutzt werden kann. Die Büros der SBL bieten keinen Platz für Mitarbeitergespräche an einem separaten Besprechungstisch. Ein SBL sitzt in einem Doppelbüro.

Ein Besprechungsraum ist mindestens noch für das Hauptamt (Personalgespräche) sinnvoll.

 

Ein Sozialraum oder eine Möglichkeit für eine Erste-Hilfe-Leistung ist ebenfalls aufgrund der beengten Raumsituation nicht vorhanden.

Es gibt kein freies Büro im Rathaus für den Rentenberater und die Gleichstellungsbeauftragte. Diese mussten ausgegliedert werden.

 

Die Teeküche beinhaltet einen Tisch und 3 Stühle. Auch dieser Bereich ist sehr klein gehalten und nur bedingt als Sozialraum geeignet. Im EG und 1. OG fehlt eine Teeküche. Heißgetränke werden in den Büros zubereitet, welches brandschutztechnisch bedenklich ist.

 

Im Zuge der Personalplanung sollen alle vorgesehenen Planstellen besetzt werden. Eine Unterbringung aller Mitarbeiter/innen im Rathaus ist nicht möglich, da nicht genügend Büroräume vorhanden sind. Es mussten bereits Büros doppelt besetzt werden, obwohl dies aus arbeitsschutzrechtlicher Sicht nicht zulässig ist.

 

Es ist damit zu rechnen, dass zukünftig Stellen häufiger aufgrund von Teilzeitbeschäftigung auch einen Raummehrbedarf zur Folge haben. Auch wird die Rückkehr von in Erziehungsurlaub befindlichen Beschäftigten in Teilzeit erschwert. Dies widerspricht einer sinnvollen Verknüpfung von Familie und Beruf.

Mit Blick auf den Fachkräftemangel und als familienfreundliches Unternehmen ist die Schaffung eines Betreuungsraumes angedacht, in dem Kinder der Mitarbeiter/innen zeitweise von einer Kraft auf Honorarbasis betreut werden können. Z.B. bei Schulausfall oder Krankheit der Kinderbetreuung.

 

Eine Lösung der angespannten Raumsituation und die Neustrukturierung einiger Sachbereiche - insbesondere die des Bürgerbüros - ist nur durch den Bezug von neuen, zusätzlichen Räumlichkeiten möglich.

 

Für die Handlungsfähigkeit der Aufgabenerledigung ist eine Anmietung von Räumen notwendig, da der Gemeinde mittelfristig keine eigenen Räume zur Verfügung stehen, um den Bedarf zu decken.

 

Die Alternative eines Neubaus wäre kurz- bzw. mittelfristig nicht realisierbar.

 

Aus diesen Gründen wurde Kontakt mit der Firma Bartels-Langness aufgenommen, die über dem Markant-Markt Büroräume anbieten. Die Büroräume würden nach den Gestaltungsvorgaben der Gemeinde ausgebaut werden. Demnach könnten Büros für insgesamt 11 Mitarbeiter/innen entstehen. Weiterhin sind ein Besprechungszimmer, ein Aktenlager, eine Teeküche und Sanitärraume geplant.

 

Bei der Abwägung, welcher Bereich in der Größenordnung des Raumangebotes der Firma Bartels-Langness als abgeschlossene Einheit ausgelagert werden kann, fiel die Entscheidung auf das Bauamt. Dort sind derzeit zehn Mitarbeiter beschäftigt.

Aufgrund der Mitarbeiterzahl oder auch aufgrund der notwendigen räumlichen Nähe zu den anderen Aufgabenbereichen, sind die anderen Sachbereich als abgeschlossene Einheit für die Auslagerung nicht geeignet.

 

Die Räumlichkeiten sollen zunächst für zehn Jahre angemietet werden. Eine vorzeitige Kündigung ist jedoch mit einer Zahlung der Investitionskosten für den Ausbau nach den Vorgaben der Gemeinde unter der Berücksichtigung der noch verbleibenden Mietzeit möglich. Der Zeitraum der Mietphase kann für Überlegungen genutzt werden, ob ein Neubau angestrebt wird.

 

Für die Ausstattung der neuen Räume kann die jetzige Büroausstattung zum Teil genutzt werden, so dass wahrscheinlich nur 7 Büroräume, die Teeküche und das Besprechungszimmer neu ausgestattet werden müssen.

Bis auf eine minimale Erhöhung der Mietkosten in Höhe von 800,- € monatlich sind die Kosten sind bereits im Haushalt 2019 veranschlagt.

 

 

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1. Verwaltungshaushalt

 

zukünftig jährlich

lfd. Jahr

Folgejahr 1

Folgejahr 2

55.850

55.850

55.850

55.850

 

2. Vermögenshaushalt

zukünftig jährlich

lfd. Jahr

Folgejahr 1

Folgejahr 2

37.850

 

 

 

 

Es handelt sich um eine

freiwillige Selbstverwaltungsaufgabe (§2 I GO)

x

pflichtige Selbstverwaltungsaufgabe (§2 II GO)

 

Aufgabe zur Erfüllung nach Weisung (§ 3 GO)

 

 

 

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Der Hauptausschuss beschließt die Auslagerung des Bauamtes als Organisationseinheit aus den Räumlichkeiten des Rathauses.

 

 

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- Anlagen -